Employer Onboarding - Die Mühe wird sich lohnen! 

Der erste Tag im neuen Job. Aufregend. Alles ist neu, alles ist spannend. Sicherlich ist man auch ein wenig nervös. Jeder erinnert sich an das Gefühl, als man zum ersten Mal durch die Tür des neuen Arbeitgeber gegangen ist. Und jeder hat unterschiedliche Erfahrungen gemacht. Mal wurde man ausführlich begrüßt, der Schreibtisch war eingerichtet, ein kleiner Willkommensgruß stand bereit. Aber vielleicht war es auch ganz anders und bekam eher die Frage gestellt: Ach, Du bist die Neue und fängst heute an? 

Onboarding! Jeder hat andere Erfahrungen, aber das Thema ist so wahnsinnig wichtig.

INHALTE:

1. Was ist eigentlich Onboarding?

2. Was beinhaltet Onboarding?

3. Vorbereitungen - 7 Fragen

4. Der perfekte Onboading-Prozess in 4 Schritten

5. Der kleine aber feine Unterschied - schon einmal daran gedacht?

Was ist eigentlich Onboarding?

Onboarding, oder im englischen auch Organisational Socialization, bezeichnet den Prozess einen neuen Mitarbeiter zielgerichtet in das Unternehmen zu integrieren. Dabei ist es wichtig, dass dem neuen Teammitglied zu verstehen gegeben wird, was seine neue Position im Unternehmen sein wird, was diese alles beinhaltet und welche Aufgaben er oder sie künftig zu erledigen hat. Sprich die perfekte Vorbereitung auf  den Arbeitsalltag. 

Soviel zur Definition. Aber wie gestaltet man ein Onboarding eigentlich, um auf charmante Art und Weise, die neuen Mitarbeiter in das Team und den Arbeitsalltag zu integrieren?

Was beinhaltet Onboarding?

Das Hauptziel besteht natürlich darin, die Aufgabengebiete und täglichen Tasks zu vermitteln. Der neue MItarbeiter muss wissen, wo er im Unternehmen steht und wo er sein Skillset einsetzen wird. Das ist natürlich für das Unternehmen als den Mitarbeiter gleichermaßen wichtig. 

Doch der Weg dieses Ziel zu erreichen kann sich etwas umfangreicher gestalten. Die Ergebnisse sind aber wertvoller als man vorerst denken wird. Denn am Ende geht es darum einen zufriedenen Mitarbeiter im Team zu haben, der Commitment gegenüber dem Unternehmen zeigt und somit eine gute Performance bringt und am Ende Turnover für das Unternehmen generiert.

Die Fluktuationsrate der Arbeitnehmer hat sich in den letzten Jahren stark erhöht, da diese oft schneller wieder aus einem Unternehmen ausscheiden, sobald Unzufriedenheiten aufkommen. Und diese können auch oftmals bereits im ersten Jahr aufkommen. 

Umso wichtiger ist es neuen Mitarbeitern einen guten Start zu ermöglichen. Man muss dabei bedenken, dass der Start nicht nur die erste Arbeitswoche betrachtet. Idealerweise beginnt das Onboarding bereits nach Unterzeichnung des Arbeitsvertrags. Ein Ende ist individuell zu betrachten. Generell kann man sagen, dass das Onboarding dann beendet ist, wenn der MItarbeiter volles Selbstbewusstsein, Firmenwissen und Kompetenz erreicht hat. Das kann einige Wochen dauern bis zu einem Jahr - ganz branchenabhängig. 

Die Vorbereitung. 7 Fragen, die Sie sich unbedingt stellen sollten. 

Bevor das Onboarding aktiv umgesetzt wird, sollten sich Unternehmen einige Schlüsselfragen beantworten. Eventuelle Defizite können so festgestellt werden und Sie haben ein klares Bild darüber, wie das Onboarding gestaltet werden soll und welches Resultat generiert wird. 

1. Wann startet das Onboarding?

2. Wie lange wird es dauern?

3. Welchen Eindruck möchten wir dem neuen Mitarbeiter vermitteln, wenn es am ersten Tag das Büro verlässt?

4. Was sollen neue Mitarbeiter über die Unternehmenskultur und Umgebung wissen?

5. Welche Rolle spielt die Personalabteilung in dem Prozess? Welche Rolle spielen die Mitarbeiter und Vorgesetzten?

6. Welche Zielen sollen für die neuen Mitarbeiter gesetzt werden?

7. Wie erhalte ich Feedback zum Onboarding Programm und wie wird der Erfolg gemessen?

Einmal beantwortet und mit allen beteiligten besprochen, kann auch schon losgelegt werden. 

Für Unternehmen heißt es dann, alles für den Start des neuen Mitarbeiters vorbereiten. Reicht es nur den Schreibtisch bereit zu stellen und alles andere wird schon? Ganz sicher nicht. Ein Umdenken muss angetrieben werden.

Aber warum wird das Thema Onboarding oftmals so stiefmütterlich behandelt? Weil es komplex auch zeitintensiv ist. Die Folgen eines guten Onboarding sind unmessbar wertvoll. Laut einer Studie (2021 Culture Report on Belonging at Work) wurde festgestellt, dass neue Mitarbeiter, die bei der Arbeit ein Gefühl der Zugehörigkeit empfinden, insgesamt stärker engagiert sind.
Es ist an der Zeit, dass Unternehmen ihre Onboarding Strategy reflektieren und überarbeiten. Dabei können sich die Verantwortlichen doch eine ganz einfach aber wichtigste Frage selber stellen: Wie sähe mein perfekter Start bei einem neuen Arbeitgeber aus? 

Das Onboarding kann dafür in Phasen eingeteilt werden, um eine grobe Richtung zu geben, wann welche To-Dos anstehen. Ein Checkliste kann sehr hilfreich sein. 

3 Steps für den perfekten Arbeitsstart

Es ist sinnvoll das Onboarding in verschiedene Phasen zu unterteilen. Jede Phase beinhaltet zu dem Zeitpunkt unterschiedliche Steps. 

1. Vor dem Arbeitsstart

2. Die erste Arbeitswoche

3. Ongoing bis Ende der Probezeit (oder länger)

Step 1 - vor Arbeitsstart

An dieser Stelle sollten vertragliche Formalitäten geklärt werden. Aber auch hier beginnt nun die Zeit sich auf das Ankommen des neuen Teammitglieds vorzubereiten. Was braucht der neue Mitarbeiter für seine Arbeit? Das ist natürlich branchenabhängig.
Abgesehen von den internen organisatorischen Dingen, sollte der Kontakt zum neuen Mitarbeiter stets aufrecht gehalten werden. 

→ Arbeitsvertrag unterzeichnen und Personalakte anlegen

→ Personalbogen für Sozialversicherung, Kontoverbindung senden

→ Arbeitsmaterial beschaffen (Laptop, Handy, Firmenwagen, Arbeitskleidung)

→ Arbeitsplatz einrichten 

→ Sämtliches Einrichten von Programmen auf Arbeitsdevices 

→ Mitarbeiterausweis (sofern benötigt) beantragen

Beziehung aufbauen: 

→ Informationen zum Unternehmen senden

→ Arbeitslaptop oder Mobiltelefon senden

→ Büro Gimmicks senden (Kugelschreiber, Sticker, etc)

Step 2 - die ersten Arbeitstage

Die Ankunft des neuen Mitarbeiter ist quasi das Live gehen der Vorbereitungen. Sollten alle Vorbereitungen bereits getan sein, wirkt sich das natürlich positiv auf alle Beteiligten aus. In dieser Phase sollte es dem neuen Teammitglied so angenehm wie möglich gemacht werden. Für Rückfragen und alle möglichen Belangen ist es hilfreich einen Onboarding-Buddy zur Seite zu stellen. Ansonsten geht es darum, dem neuen MItarbeiter das Büro/ die Arbeitsstätte zu zeigen und die neuen Kollegen vorzustellen. 

Administratives

→ Alle Zugänge für Programme bereitstellen

→ Alle Devices oder Arbeitskleidung bereitstellen an dem neuen Arbeitsplatz 

→ Erste Meetings in Fachabteilungen planen

→ Ziele und Arbeitstätigkeiten definieren

→ Rechtliches klären

Integration ins das Unternehmen und Team:

→ Willkommenspräsent

→ Onboarding-Buddy zur Seite stellen

→ Vorstellung der Kollegen und Vorgesetzten

→ Gemeinsames Mittagessen oder After-Work mit den Kollegen 

Step 3: die ersten Monate bis Ende der Probezeit (oder länger)

Diese Phase kann gerne als Findungs- und Einarbeitsphase bezeichnet werden. Es geht darum, die Schnittstellen zum Team zu festigen. In dieser Phase lernt das neue Teammitglied die Prozesse des Unternehmens kennen und natürlich ganz wichtig - seine Aufgaben werden genau definiert. Wie lange Phase 3 dauert, ist von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich. Diese Phase ist sehr wichtig, um den Mitarbeiter nach Feedback zu fragen und auch dieses einzuholen. Aber es sollte nicht nur um das reine Wohlbefinden des Mitarbeiters gehen, sondern auch um die Arbeitsaufgaben selber. 

Administratives

→ Legen Sie wichtige Ziele fest. Stellen Sie sicher, dass die Mitarbeiter eine Liste mit regelmäßigen Aufgaben, Zielen, erweiterten Zielen und Leistungskennzahlen erhalten

→ Informieren Sie über das Wachstumspotenzial für die spezifische Position und das Unternehmen im Allgemeinen.

→ Benefits des Unternehmens vorstellen (Betriebliche Altersvorsorge, etc)

→ Mitarbeiterschulungen

→ Regelmäßige Feedbackrunden (Erwartungen, Wohlbefinden)

→ Kommunikation und Feedback! 

Beziehung aufbauen

→ Mitarbeitervorstellung per Mail oder im Intranet

→ Persönliche Vorstellungsrunden mit Vorgesetzten und wichtigen Kollegen 

→ Einbindung in Teamevents

Ein Onboarding-Buddy ist eine Vertrauensperson des neuen Mitarbeiter und steht mit Rat und Tat zur Seite. 

Jedes Unternehmen fungiert anders. Daher ist es sinnvoll eine Checkliste anzulegen, die genau die Prozesse und Needs des eigenes Unternehmens widerspiegelt. Einige Positionen und Unternehmen bedürfen eines längeren Onboarding als andere. Hier können zusätzlich Zeiten eruiert werden, wie lange einige Prozesse dauern, wie z.B. die Beschaffung von Arbeitsdevices. Nützlich sind durchaus HR Tools, um den Onboarding Prozess weiter zu digitalisieren.

Die Zufriedenheit der Mitarbeiter darf nicht unterschätzt werden, gerade in Zeit, in denen von hohen Fluktuationen gesprochen wird. 

Der kleine aber feines Unterschied

Die Personalverantwortlichen können im Bereich Onboarding einen signifikanten Unterschied machen. Wir haben ein paar Ideen und Anregungen, die den Unterschied machen können.

_ Übertreiben Sie es nicht! Der gesamte Prozess sollte nicht gezwungen werden. Sprechen Sie lieber vorab mit Ihrem Team über die Wichtigkeit

_ Stellen Sie neue Mitarbeiter unbedingt Vorgesetzten vor. Denn auch die Chefetage möchte Ihre neuen Mitarbeiter einmal kennengelernt haben. 

_ Findet vor Arbeitsbeginn bereits eine Festivität im Unternehmen statt? Laden Sie Ihren neuen Mitarbeiter bereits ein

_ Bereiten Sie eine Onboarding Präsentation vor, in der Sie Werte des Unternehmens vorstellen, wichtige Informationen zu Formalitäten erklären und essentielle Ansprechpartner auflisten. Lassen Sie diese von den Fachabteilungen ergänzen.

Regelmäßige Feedbackrunden. Man kann es gar nicht häufig genug sagen. Aber es ist so wichtig. Holen Sie sich auch Feedback Ihrer Kollegen ein.